Aminogram: un portal donde cada distribuidor encuentra la versión correcta, en su idioma

Una estructura que responde a lo que el distribuidor quiere hacer

La primera decisión fue de arquitectura de información, no de diseño. En lugar de ordenar el material por formato o por departamento, lo agrupamos según para qué lo necesita el distribuidor:

• Communicate — fotos, videos, logos y branding, kit para redes sociales, stands y eventos, plantillas editables y flyers.
• Sell — fichas de producto y casos de éxito.
• Train — publicaciones científicas y el acceso a la plataforma de e-learning, con las cuentas de cada idioma listas para copiar.
• Compliance — certificados y documentos regulatorios.

Cada sección tiene su página, sus subsecciones y un filtro por producto. Para quien sabe exactamente lo que busca, la Library lista todo el material, del más reciente al más antiguo, con filtros combinables por sección, producto, tipo e idioma, y un buscador.

Un recurso, todos sus archivos

El corazón del portal es el modelo de contenido. Un recurso es una pieza —una ficha de producto, una sesión de fotos, un logo— con todos sus archivos dentro: los idiomas, las variantes y los formatos. El distribuidor ya no ve diez descargas casi iguales; ve una ficha con todo lo que existe de esa pieza.

Cada recurso se clasifica respondiendo cuatro preguntas, y cada respuesta tiene un uso en el sitio: dónde está (una sola sección, que da el menú y las migas de pan), de qué producto (ninguno, uno o varios, para el filtro), qué es y en qué idiomas, que se calcula solo.

La ficha vive en la base de datos; la portada es la única imagen pública, porque se usa en las tarjetas, y los archivos se guardan en una carpeta privada.

El tipo es el que más trabajo hace: documentos, fotos, videos o logos se presentan de forma distinta. Las fotos se muestran en galería con descarga individual o «Download all» en zip; los videos se previsualizan en la misma página antes de descargarlos; los logos se agrupan por versión y color, con sus formatos PNG, SVG y PDF; los documentos se listan por idioma.

Los idiomas no se capturan: se deducen

En un catálogo multilingüe, pedirle al equipo que marque a mano el idioma de cada archivo es la receta para que el filtro mienta. Por eso el idioma se guarda en cada archivo y el idioma del recurso se calcula a partir de ellos: si la ficha tiene archivos en inglés, francés y español, aparece en esos tres filtros, y deja de aparecer en cuanto se quita un archivo.

Además, al subir un archivo el portal propone el idioma, la versión y la variante a partir del nombre. «HOJA DE PRODUCTO BBIS FR.pdf» se reconoce como francés; «Logo White.png», como la variante blanca. El detalle está en los casos ambiguos: «de» e «it» son códigos de idioma, pero también palabras («Toma de medición», «Prise de mesure»), así que solo cuentan cuando aparecen al final del nombre, que es donde va el código. Todo lo que se detecta es una propuesta editable, no una decisión cerrada.

Fechas que significan algo

Una lista de descargas suele mostrar la fecha en que se modificó la entrada, y esa fecha cambia cada vez que alguien corrige una errata o reorganiza las categorías. Para el distribuidor no dice nada. Separamos dos fechas con sentido propio:

• Updated: la fecha del documento. Se actualiza sola cuando cambian los archivos (y se puede fijar a mano), no cuando se toca la ficha.
• Valid until: la vigencia de certificados y registros. La tarjeta muestra «Valid until 12 Mar 2027» y, cuando la fecha pasa, cambia a «Expired» en rojo, en la tarjeta y en el listado del administrador.

Versiones sin perder el historial

Cuando una ficha se actualiza, el equipo de Aminogram no sustituye el archivo: usa «Replace with new version». El archivo anterior pasa a Previous versions, con la fecha en que se archivó, y se puede restaurar o borrar. Los distribuidores ven solo la versión vigente; si algún día hace falta, un ajuste permite mostrarles también las anteriores.

Privado de verdad, no solo escondido

Todo el portal es privado: sin sesión, cualquier página lleva al acceso. Las cuentas las crea Aminogram (no hay registro público) y cada distribuidor tiene un rol propio que le da acceso al portal pero lo mantiene fuera del panel de WordPress. En el listado de usuarios, una columna de último acceso muestra quién entra y quién no.

La parte menos visible es la más importante: los archivos no viven en una carpeta pública. Se guardan en un directorio bloqueado del servidor y cada descarga pasa por el portal, que comprueba la sesión antes de entregar el archivo. Así, un enlace compartido fuera de la red no sirve de nada. Sobre esa base:

• «Download all» genera un zip con todos los archivos del recurso, lo guarda y lo regenera solo cuando los archivos cambian.
• Los videos se sirven por partes, de modo que se pueden previsualizar y adelantar en el navegador sin descargarlos completos.
• Las descargas usan siempre el archivo original, no la copia reducida que WordPress crea de las imágenes grandes: el distribuidor recibe la foto en la resolución con la que se entregó.